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はじめに、このページに辿り着かれた方の抱える問題点を整理してみましょう!
『とにかく“鍵”をきちんと管理しろ!』 と、言われたけれど、ナニから始めたらよいのやら…
と言う状況でも大丈夫ですよ!


Key Cube (キーキューブ) の使い方と共に、鍵管理機をご説明いたしましょう。



キーキューブ(鍵管理機)を使う上で必ず必要なものがあります。
それは、一般的に社員証等によく使われている、I Cや磁気のカードです。
キーキューブはこのカードを “ 鍵 (キー) ” として個人を認証し、履歴を保存するため必須となるのです。

『ウチでは特に社員証は無いし、磁気やら I Cカードなんて使ってないぞ!』

そのような状況でも大丈夫です!
携帯電話の「おサイフケータイ」を “ 鍵  ”としてもご利用いただけます。
また、お客様のニーズを考慮した上で最適なカードをご用意することもできます。
・少しだけ専門的な説明 (読み飛ばしてもかまいません…)

@ -KeyCubeで使用できる I Cカードの種類-
 →TypeA(代表的なICカード:Mifare)、TypeB、TypeC(代表的なICカード:FeliCa)です。
   ※カードリーダー部の変更により対応しています。

A -社員証等の既存 I Cカードの使用は可能か?-
 →基本的には可能です。 但しTypeBは取扱業者独自のフォーマットがあり、カード仕様情報の公開
   (秘密保持契約締結が必要)とサンプルカードをお預かりし解析する必要があります。
次に、キーキューブ(鍵管理機)がどのような製品なのか、当社“鍵管理機”のフラッグシップ『キーキューブ20』を
例にご説明しましょう。
● 「扉を開ける」 「扉を閉める」 「ホルダ(鍵)を取る(抜く)」 「ホルダを戻す」 「扉の開け放し(警告)」 を
   自動的に記録し、『誰』が 『いつ』 『どの鍵』を使用したのか、履歴を残します。

   鍵の貸出し・返却を、“記入漏れ” や “誤記入” の可能性がぬぐえない ノートへの記帳で管理する手間
   から開放されます。
さて、キーキューブの持つ能力を最大限に引き出して使うには事前にこんな準備をしていただくのが理想です!

鍵の整理
  まず、管理の必要な鍵を明確にしましょう。
  「キャビネットA」 「倉庫B扉」など、誰が見ても解かる名称を付けることが有効です。
鍵の区分け
  次に、どの鍵を何番のホルダに下げるかを決めます。
  キーキューブは、5ホルダから30ホルダの多彩なラインナップをそろえてありますので、オフィスの規模や管理する
  鍵の数に合せて、必要なホルダ数(機種)を決めます。
  その際、非常に厳密な履歴管理を行うのであれば、一つのホルダに一つの鍵を下げることが理想です。

  また、使い勝手から考えると、一つのホルダに関連する鍵を複数まとめて下げる方法もあります。
  例えば、書庫の出入口の鍵と書庫内のキャビネットの鍵を一緒にすれば、鍵の取り出しも、履歴も一度で済みます。
  但しこの場合は書庫への出入りだけをしたのか? キャビネットまで使用したのか? はアヤフヤになります…

  鍵の重要性に合わせてまとめ方を決めましょう!
鍵の使用権限の決定
  『鍵の区分け』と同時に考慮するべきことは、誰がどのレベル(重要性)の鍵まで使用できる権限を認めるか?です。

  極端な例で言いますと、今日入社したばかりの新人さんには、業務上必要な資料室の鍵は使わせても、社の重要書類が
  入っているキャビネットや金庫の鍵を簡単には使用させないでしょう。
  各部署の人間しか使うことの無い鍵もあるでしょう。

  そう言った “ルール” を決めることでセキュリティー度の高い鍵管理が実現できます。



● 社内で管理したい鍵を 『整 理』 して 『区分け』 した結果、下のように分類出来たとしましょう。
  建物の出入口等の鍵

   ・正面玄関
   ・社員通用口
 部屋の鍵

 ・書庫室 ・会議室等
  又は部署別の部屋
 キャビネットの鍵

・書庫1〜5
   社用車の鍵

  ・1〜5号車
   金庫の鍵
● 社内の “誰が ” “どの鍵 ” を使えるのか?  『使用権限』をハッキリさせましょう!
  ちなみにキーキューブは、基本的に壁に取り付けます。 またAC100V電源が必要ですので、取り付け位置を決める際には
  扉の開閉が出来る十分なスペースと電源コンセントのある場所をお選びください。
それでは、実際にキーキューブ(鍵管理機)を使ってみましょう。
<鍵の取り出し>  例) ICカードを使用する場合
 ICカードをカードリーダ部分にかざします。

  ←カードリーダ部を示すステッカー

 ロックが外れ、扉を開けられます。

 登録していないカードなら「トウロク サレテ イマセン ヤリナオシテクダサイ」と表示されます。
 ICカードをかざしても扉を開けなければ設定時間経過後ロックされます。
 使用権限のあるホルダのLEDランプが点滅しています。


 扉を開けてから一定時間(初期設定は10〜30秒 任意に設定可能)の間
 操作が無いときは、LEDランプが消灯し鍵が取れなくなり、 “開け放し” を
 知らせる警報ブザーが鳴ります。
 必要なホルダのボタンを押し、ホルダを抜き取ります。

 ホルダのLEDランプが点滅しているのは “5秒間” です。
 取り出しの操作が行われると点滅時間が “5秒間” 延長されます。
 扉を閉めます。

 この一連の操作 「扉を開ける→ホルダを取る→扉を閉める」が、時間ごとに
 ID No.と共に記録されます。
<使用中鍵の確認>
 扉を開けたら必要なホルダが抜かれている場合、そのホルダのボタンを
 押すと液晶画面に左のような表示が出ます。

 ID No. 197419 の方が11:30AMから使用中であることを示します。

 このID No.の方に連絡をとれば鍵の所在がわかるはずですね!
 もう、闇雲に鍵の返却を待たなくても良いわけです。
<鍵の返却>
 <鍵の取出し>と同じ工程で扉を開け、所定のキーブロック(ホルダの収まる所)
 へホルダを戻します(差し込みます)。

 ホルダとキーブロックは1対1となっているので、誤返却(違う位置に返す)こと
 が無く、戻っているにも関わらず鍵を探すと言うことが起こりません。

 もちろん、この一連の操作 「扉を開ける→ホルダを戻す→扉を閉める」も、
 時間ごとに ID No.と共に記録されます。

 使い方は “簡単” ですね!
キーキューブ(鍵管理機)は、扉の開閉・ホルダの抜き差しを、使用カードの登録番号(ID)と使用された時間の履歴を
記録します。

その履歴情報は本体の液晶画面で確認できます。(縦型5Key = KeyCube5 を除く)
しかし、液晶画面の表示サイズの関係で、一度に多くのデータを閲覧・確認するには向いていません。

そこで、キーキューブとパソコンを接続し、専用ソフトを使うことで、見やすく簡単に履歴管理を行えます。
重要な鍵の管理となれば、その使用にも慎重にならざるを得ません。
ただ、“いつ” “誰が” “どの鍵” を持ち出し、返却したのか?を厳密に管理するとなれば、行うことは簡単…
例えば鍵の出し入れの際にノートに記帳して、確認を怠らなければ良いのです。

しかしながら、記帳忘れ、誤記入(意図的なモノも含む)、記録の改ざん等の可能性は拭えず、このような単純作業にも
かかわらず、厳密にしようとすれば担当者の負担は高まるばかり…

鍵管理機の導入は安全・セキュリティーを高めるだけではなく、無駄な労力を無くす効果も高まるのです。
いかがでしたしょうか?
キーキューブの使い方を通して “鍵管理機 ” とは何か?その便利さ!をご理解いただけましたでしょうか…

ここでは基本的な使い方のみに終始しましたが、 “鍵の振り分け方 ” 等の工夫で、皆様方それぞれの使い勝手に
ピッタリと合った管理方法が見つかるはずです。
長年の実績から、私どもからご提案させていただける事も多々あると思います。

是非、弊社キーキューブのご導入をご検討ください。